Organizational Behavior: Communication

DOWNWARD COMMUNICATION

v  Komunikasi yang tersalur dari satu tahap kumpulan atau organisasi ke tahap yang rendah

v  Komunikasi dari atas ke bawah

v  Ia digunakan oleh pemimpin dan pengurus kumpulan untuk menetapkan matlamat, memberikan arahan kerja, memberitahu kakitangan tentang dasar dan prosedur, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan menawarkan maklum balas mengenai prestasi

v  Cth: Pihak pengurusan menghantar surat ke rumah pekerja untuk memaklumkan tentang dasar cuti sakit yang baru di organisasi

UPWARD COMMUNICATION

v  Dari tahap yang rendah kepada tahap yang tinggi

v  Digunakan untuk memberi maklum balas kepada pihak atasan, memberitahu mereka tentang kemajuan ke arah matlamat serta menyampaikan masalah semasa

v  Pengurus dapat mengetahui tentang tahap serta perasaan pekerja-pekerja

LATERAL COMMUNICATION

v  Ia berlaku dalam kalangan ahli-ahli kumpulan kerja yang sama, tahap kerja yang sama, dalam kalangan pengurus pada tahap yang sama

v  Menjimatkan masa, membantu untuk menyelesaikan pelbagai jenis masalah organisasi, berkongsi maklumat, boleh menyelesaikan konflik antara jabatan dengan jabatan yang lain ataupun dalam jabatan tersebut,

Persaingan global memerlukan organisasi menjadi lebih fleksibel untuk berhadapan dengan perubahan yang pesat. Salah satu daripada cabaran tersebut adalah komunikasi dengan individu dari budaya yang berbeza. Ada empat cara konteks budaya boleh dinilai bagi mengurangkan masalah tafsir dalam komunikasi. Jelaskan dengan contoh yang bersesuaian bagaimana empat cara tersebut dapat mengurangkan masalah komunikasi di tempat kerja dari persepektif silang budaya.

DEFINSI KOMUNIKASI

v  Pemindahan dan pemahaman tentang makna

v  Proses penyampaian informasi atau maklumat melalui seseorang kepada seseorang yang  lain

ISI

1.  Assume Differences Until Similarity Is Proven (Anggap Perbezaan Sehinggalah  Persamaan Dibuktikan)

v  Kita selalunya akan menganggap bahawa orang lain adalah sama dengan kita sama ada dari segi budaya, percakapan atau lain-lain

v  Sikap beginilah yang menyebabkan kita tidak dapat berkomunikasi dengan orang lain terutamanya orang yang daripada latar belakang, budaya serta bahasa yang berbeza

v  Kita haruslah mengaku bahawa kita tidak tahu semua perkara sama ada tentang budaya atau latar belakang seseorang apabila kita baru berkenalan atau berkomunikasi untuk pertama kali

v  Oleh itu, kita haruslah menganggap atau mengandaikan perbezaan terlebih dahulu sehinggalah persamaan dibuktikan

v  Hal ini dapat mengelakkan kita daripada melakukan kesalahan apabila berkomunikasi dengan orang yang berbeza dari segi budaya dan juga latar belakang di tempat kerja kita

2.  Emphasize Description Rather Than Interpretation Or Evaluation (Memberi Penekanan kepada Penerangan Daripada Tafsiran atau Penilaian)

v  Kita haruslah menekankan penerangan dengan memerhatikan apa yang sebenarnya dikatakan dan dilakukan

v  Kita janganlah membuat sebarang tafsiran atau menilai

v  Membuat tafsiran atau penilaian mengenai apa yang dilakukan oleh seseorang akan memperlihatkan kita membuat tafsiran atau penilaian berdasarkan budaya dan latar belakang kita sendiri

v  Bagi memahami rakan sekerja kita, kita seharusnya memerhatikan apa yang dikatakan oleh mereka serta perlakuan daripada membuat tafsiran atau penilaian

v  Memberi penekanan kepada penerangan akan memudahkan kita mendapat maklumat

v  Jadi, janganlah membuat sebarang keputusan sehinggalah kita mempunyai masa yang cukup untuk memerhati dan mentafsir keadaan dari perspektif yang berbeza daripada semua pihak

3.  Practice Empathy (Mengamalkan Sikap Empati)

v  Sebelum kita melakukan sesuatu perkara atau bercakap, kita haruslah meletakkan diri kita dalam keadaan mereka

v  Kita haruslah melihat semua perkara dari perspektif mereka atau kaca mata mereka

v  Hal ini demikian kerana rakan sekerja kita mungkin mempunyai nilai, kepercayaan, norma serta budaya yang berbeza daripada kita

v  Oleh itu, apabila kita melihat orang lain dengan perspektif mereka sendiri, kita akan menjadi seorang yang empati serta dapat menggalakkan diri sendiri mempunyai komunikasi yang berkesan

4.  Treat Your Interpretations As A Working Hypothesis (Menganggap Tafsiran Anda Sebagai Hipotesis Yang Berkesan)

v  Apabila kita telah membentuk penjelasan untuk situasi baru atau kita berfikir bahawa kita telah menjiwai budaya serta latar belakang rakan sekerja kita

v  Kita haruslah mengandaikan hipotesis ini memerlukan pengujian yang lanjut bukannya kepastian

v  Untuk mengesahkan sama ada hipotesis yang dibuat itu betul atau salah, kita haruslah mengesahkan atau menyemak dengan rakan sekerja kita